Aide : gérer les formations de votre équipe

Cet espace vous permet de donner l'accès aux formations en ligne à vos collaborateurs, de le retirer quand ils partent, et de suivre combien de places vous utilisez. Tout se fait en quelques clics, sans passer par nous.

Se connecter

Cliquez sur Se connecter avec Google.
Choisissez votre adresse professionnelle, celle de votre organisation. Une adresse personnelle (Gmail…) est refusée, même si c'est la vôtre.

Vous ne voyez pas votre organisation ? C'est que votre adresse n'a pas encore été déclarée comme administrateur. Demandez à la personne qui gère le contrat chez vous, ou écrivez-nous.

Vos places

En haut de la page, la jauge indique combien de places sont utilisées sur celles prévues par votre contrat, par exemple 47 / 50.

Une place = une personne qui a accès aux formations.
Quand une personne part, vous la retirez : sa place se libère aussitôt et peut servir à quelqu'un d'autre.
La jauge devient orange à 90 %, rose quand tout est pris. Vous recevez aussi un e-mail à 75 %, 90 % et 100 %.

Ajouter une personne

Ouvrez Ajouter une personne.
Saisissez son adresse e-mail professionnelle, son prénom et son nom. Seules les adresses de votre organisation sont acceptées (pas de Gmail personnel).
Si votre organisation est découpée en directions, départements ou services, choisissez le sien.
Cliquez sur Ajouter.

La personne reçoit aussitôt un e-mail de bienvenue de l'école en ligne de Stratégie Zen IT, avec un bouton pour commencer. Pensez à la prévenir : l'e-mail peut arriver dans ses indésirables.

Retirer une personne (départ, mutation…)

Trouvez-la dans la liste (la recherche aide).
Cliquez sur Retirer sur sa ligne.

Elle n'a plus accès aux formations et sa place est libérée. Elle ne reçoit aucun e-mail : c'est à vous de la prévenir si besoin.

Elle revient ? Affichez les Retirés dans le filtre, puis cliquez sur Réintégrer : elle retrouve tout ce qu'elle avait déjà suivi.

Mettre à jour toute la liste d'un coup

Pratique pour le premier lancement, ou chaque mois pour suivre les arrivées et les départs : vous envoyez la liste complète des personnes qui doivent avoir accès, et l'espace fait le reste.

Faites une copie du modèle : un tableau Google Sheets vide, avec les bonnes colonnes (e-mail, prénom, nom, direction ou département). Il s'enregistre dans votre Drive.
Remplissez-le : une ligne par personne. La dernière colonne reste vide si votre organisation n'est pas découpée.
Téléchargez-le au format CSV : Fichier → Télécharger → Valeurs séparées par des virgules (.csv). Avec Excel : « Enregistrer sous », puis « CSV ».
Cliquez sur Importer une liste, choisissez le fichier, puis Voir le résultat.
Vérifiez : qui sera ajouté, qui sera retiré. Rien n'est encore modifié à ce stade.
Si tout est juste, cliquez sur Appliquer.

Attention : toute personne absente du fichier sera retirée. Vérifiez donc que votre fichier contient bien tout le monde.

Protections : un fichier vide, ou avec une adresse mal écrite, est refusé en entier ; si le fichier retire beaucoup de monde d'un coup, il vous est demandé de confirmer que ces personnes sont bien parties.

Exporter la liste

Le bouton Exporter (CSV) télécharge la liste de toutes les personnes, avec leur statut (actif ou retiré) et leurs dates. Le fichier s'ouvre directement dans Excel.

Toutes les places sont prises

Deux solutions :

Libérer une place en retirant une personne partie ;
Demander des places supplémentaires avec le lien affiché sous la jauge. Un e-mail s'ouvre, déjà rempli : indiquez simplement combien de places il vous faut.

Directions, départements, services

Si votre organisation est découpée (par exemple en directions), chaque personne est rattachée à la sienne. Un responsable peut alors être nommé pour voir les personnes de sa direction uniquement : il consulte, il n'ajoute ni ne retire. Pour nommer un responsable, écrivez-nous.

Questions fréquentes

La personne n'a pas reçu l'e-mail de bienvenue.

Demandez-lui de regarder ses indésirables. Elle peut aussi se rendre directement sur formation.strategiezenit.com et se connecter avec la même adresse.

Je me suis trompé et j'ai retiré quelqu'un.

Réintégrez-la (filtre Retirés, puis Réintégrer) : elle retrouve tout, rien n'est perdu.

Une personne a changé d'adresse e-mail.

Retirez l'ancienne adresse et ajoutez la nouvelle. Attention : son avancement reste attaché à l'ancienne adresse.

Qui contacter ?

Stratégie Zen IT : support@strategiezenit.com.